The situation

Amélie et son collègue Romain révisent une réponse institutionnelle. Ils se tutoient; le courrier au partenaire adopte un registre soutenu et le vouvoiement.

1. Dans notre échange oral, j'ai dit que nous ne pouvions pas accepter le délai en l'état, mais le courrier semble le rejeter définitivement.
2. La formule nous ne saurions donner suite est plus soutenue, pourtant elle retire ici la possibilité de revoir le dossier après modification.
3. C'est bien le problème: je veux conserver une porte ouverte sans donner l'impression que notre refus actuel n'est qu'une hésitation de politesse.
4. Nous pouvons préciser que le calendrier ne peut être confirmé dans sa version actuelle, puis nommer les ajustements qui permettraient un nouvel examen.
5. Le partenaire doit comprendre qu'une réponse différente dépend de ces ajustements, et non d'une relance plus insistante auprès d'un autre collègue.
6. Ajoutons donc le critère de capacité plutôt qu'une accumulation de formules de déférence qui laisseraient la condition réelle dans l'ombre.
7. Je préfère aussi éviter l'expression dans les meilleurs délais, puisque nous ne sommes pas en mesure de promettre une date de réexamen.
8. Alors indiquons que nous reprendrons l'étude à réception d'une version révisée, sans faire passer ce réexamen pour une acceptation anticipée.
9. Cette rédaction est plus précise que mon premier brouillon, même si elle paraît moins cérémonieuse qu'une formule de refus empruntée à un modèle.
10. Le niveau de langue doit servir la relation et la décision, plutôt que remplacer les critères dont le destinataire a besoin pour agir.